Concurrentiepositie verstevigen? Start met het standaardiseren van werkprocessen! (2024)

Als boekhouder of accountant heb je je handen vol aan de verwerking van klantadministraties. Tenzij je kiest voor dezelfde vaste processen met al je klanten. Het standaardiseren van werkprocessen geeft namelijk grip op je administraties, stroomlijnt de samenwerking en levert tijdswinst op. Zoals Exact-expert Sarah Kocken uitlegt: “Standaardisatie zorgt voor consistentie en voorspelbaarheid. Je werkt efficiënter samen met je collega’s en klanten.” Dat vraagt om verdere uitleg!

Beter online samenwerken graag

Uit de Mkb Barometer blijkt dat 59% van de bedrijven vindt dat een online samenwerking met de accountant erg belangrijk is. Ook jij wilt de samenwerking met je klanten zodanig vormgeven dat zowel jouw kantoor als de klant er profijt van heeft. Digitalisering speelt daar een grote rol in. 39% van de deelnemende bedrijven geeft aan dat digitaliseringsverbeteringen bijdragen aan efficiëntere bedrijfsprocessen en een betere klantervaring. Als belangrijkste organisatiedoelstellingen noemt 30% efficiënter werken, 30% automatisering en 26% digitalisering. En om het belang van geautomatiseerd werken nog eens te onderstrepen: 85% van de bedrijven vindt dat automatisering een bijdrage levert aan het realiseren van hun bedrijfsdoelstellingen. De wens is helder: accountantskantoren en ondernemers willen beter online samenwerken.

Voordelen van standaard werkprocessen

Het best samenwerken - enerzijds extern met klanten en anderzijds intern met je team - doe je met de juiste software en dezelfde werkprocessen voor iedere klant. “Door werkprocessen te standaardiseren, zorg je ervoor dat klanten hun administraties makkelijker, vollediger en tijdiger aanleveren”, legt Sarah uit. “Je krijgt meer grip op hun administraties, maakt de samenwerking efficiënter en houdt uiteindelijk tijd over.” Volgens Sarah leg je met het standaardiseren van werkprocessen en strakkere verwerking van klantadministraties een basis voor het leveren van meer toegevoegde waarde in de toekomst. “Je werkt sneller en hebt meer tijd voor advies. Door digitalisering van de administratieve verwerking adviseer je de klant bovendien aan de hand van een actuele boekhouding. Daar heeft hij meer aan dan aan cijfers van een jaar geleden. Het is niet voor niks dat standaardiseren de eerste stap is van het groeimodel. Met standaard processen zijn jij én je klanten altijd bij de tijd.”

Werkprocessen standaardiseren met Exact

Hoe je het standaardiseren van de werkprocessen aanpakt? Ook daar heeft Sarah kijk op. “Met Mijn[Kantoor] in Exact Online kunnen we kantoren en hun klanten volledig ontzorgen. De administratie komt correct binnen en de verwerking vindt in veel gevallen direct plaats. Stel je voor hoe gemakkelijk je werk wordt en hoeveel tijd je wint als al je klanten via Mijn[Kantoor] hun administratie aanleveren.” Exact investeert continu in de uitbreiding van deze multifunctionele assistent en de koppeling met producten en ontwikkelingen. “Zo is er Smart Closing”, legt Sarah uit. “Dat is een geautomatiseerde checklist die je boekhouding controleert op onjuistheden en onvolledigheid. Door standaardisatie van de controlewerkzaamheden minimaliseer je fouten en verhoog je de kwaliteit van het werk. Iets waar zowel jijzelf als je klanten blij van worden.”

Voor iedere klant een passend samenwerkingsscenario

Niet iedere klant is hetzelfde, ook als het gaat om de manier waarop je met hen samenwerkt. Exact Online maakt het mogelijk om samen met je klanten te bepalen wie wat doet en wat de mate van automatisering is. Wil jouw klant bijvoorbeeld zelf de boekhouding doen en ondersteun jij bij de controle en de jaarrapportage? Of kiest je klant er liever voor om volledig ontzorgd te worden? Elk scenario is mogelijk, jullie bepalen. Wil jij dus je werkprocessen standaardiseren en daardoor beter samenwerken met je klant? Sarah en haar collega’s helpen je graag op weg naar meer grip, gemak en tijdwinst!

Ontdek Exact voor Accountancy

Meer over Samenwerken

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Hoe lever je die meerwaarde voor je klanten, waardoor jij het verschil maakt? Je klanten willen niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze verlangen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten. En met informatie die misschien niet allemaal op één plek te vinden is voor medewerkers? En hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je kunnen helpen om de positie van je kantoor te versterken. Iedere maand lichten wij één van de inzichten verder toe.

Lees meer over de 12 inzichten

Download gratis de factsheet